ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

​

Основным правилом рассмотрения апелляций в ОС является объективность и беспристрастность в принятии решения.

Апеллянтом может быть любая организация - участник процесса оценки соответствия, заинтересованное в результатах оценки соответствия, права которого, по ее мнению, нарушены.

Апеллянт вправе подать апелляцию с запросом о пересмотре решения по жалобе, принятого ОС по результатам выполнения работ по оценке (подтверждению) соответствия.

Апелляции рассматривает Комиссия по апелляциям. Комиссия функционирует:

при поступлении апелляций согласно правилам оформления в установленном порядке, согласно п. «Порядок и сроки направления решения Комиссии апеллянту» настоящего Порядка;

в течение времени, необходимого для рассмотрения и принятия решения по апелляции.

Возглавляет Комиссию председатель Комиссии, назначенный приказом генерального директора ОсОО «Безопасность в промышленности».

Состав Комиссии (из лиц, не имеющих отношения к предмету апелляции) и сроки работы устанавливает председатель Комиссии.

При рассмотрении спорных вопросов Комиссия руководствуется настоящим Порядком, документами, устанавливающими общие правила, нормы и требования по проведению работ по оценке соответствия, а также документами СМК.

Результатом работы Комиссии является решение возникшей проблемы или мотивированный отказ от такого решения.

В случае несогласия с данным решением Комиссии, апеллянт имеет право обжаловать решение в вышестоящих инстанциях.

СОСТАВ КОМИССИИ ПО АПЕЛЛЯЦИЯМ

Комиссию возглавляет председатель, согласно п. Правила оформления, приема и порядок регистрации апелляций настоящего Порядка.

Постоянным действующим членом комиссии является Председатель комиссии, назначаемый приказом генерального директора ОсОО «Безопасность в промышленности» и менеджер по качеству.

Состав Комиссии для рассмотрения апелляции определяется предметом спора и закрепляется в приказе генерального директора ОсОО «Безопасность в промышленности» на период рассмотрения апелляции.

В состав Комиссии входят:

• председатель Комиссии;
• члены Комиссии, в том числе независимый специалист из другой организации (при необходимости);
• менеджер по качеству;
• секретарь.

​

В состав Комиссии могут быть включены специалисты, не имеющие отношения к предмету апелляции и не принимавшие участия в проведении работ по оценке соответствия для рассматриваемой организации, независимые специалисты.

Для работы в Комиссии могут быть привлечены специалисты сторонних организаций, обладающие знаниями в области рассматриваемого вопроса.

ФУНКЦИИ И ОБЯЗАННОСТИ КОМИССИИ ПО АПЕЛЛЯЦИЯМ

Основной функцией Комиссии являются разрешение спорных вопросов, связанных с деятельностью ОС в связи с пересмотром решения принятого Органом по сертификации в отношении данного объекта.

В обязанности Комиссии входит:

• рассмотрение апелляций, связанных с деятельностью ОС;
• запрос у апеллянта и работников ОС материалов, необходимых для анализа претензий, изложенных в апелляции; заслушивание на заседаниях Комиссии представителей апеллянта и работников ОС;
• принятие решений на основе информации, поступающей от всех заинтересованных сторон;
• проведение оценки представленных материалов;
• обеспечение конфиденциальности информации, получаемой в результате своей деятельности;
• обеспечение объективности принимаемых решений по всем видам своей деятельности;
• обеспечение отсутствия дискриминации по отношению к одной из заинтересованных сторон;
• принятие решений по существу рассматриваемых претензий;
• обеспечение своевременного оформления результатов работы и доведение принятых решений до заинтересованных сторон;
• рассмотрение (участие в рассмотрении) апелляции в случае ее передачи в вышестоящие инстанции;
• направление своих представителей для участия в работе по рассмотрению апелляций, поданных апеллянтом в вышестоящие инстанции.

​

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ, ПРИЕМА И ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ АПЕЛЛЯЦИЙ

В случаях возникновения разногласий по вопросам, связанными с принятыми решениями ОС по подтверждению соответствия, апеллянт имеет право обратиться по спорным вопросам с апелляцией на имя генерального директора ОсОО «Безопасность в промышленности».

В апелляции должны быть указаны: причины спора, дано обоснование несогласия с вынесенным решением, указаны документы и т.д. Рекомендуемая форма апелляция находится здесь.

Апелляция подается по почте, факсу, на электронный адрес, в письменном виде не позднее чем через 30 календарных дней после вынесения решения, с которым апеллянт не согласен.

Прием апелляции осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство, и передаёт её генеральному директору ОсОО «Безопасность в промышленности» в день ее поступления.

Генеральный директор ОсОО «Безопасность в промышленности» ознакомляется с апелляцией и издает приказ о формировании Комиссии. Далее передает документы председателю Комиссии по апелляциям.

Председатель Комиссии по апелляциям оставляет себе копию апелляции, оригинал апелляции передает менеджеру по качеству для регистрации в «Журнале регистрации Жалоб и Апелляций» и подшивания апелляции в папку «Жалобы и апелляции ОС».

Получение каждой апелляции немедленно подтверждается апеллянту (например, по почте, телефону или электронной почте).

Состав Комиссии определяется и утверждается согласно п. Правила и сроки рассмотрения апелляций настоящей процедуры.

Комиссия может потребовать от апеллянта представления дополнительных документов, необходимых для принятия объективного решения по спорным вопросам. Состав документов, прилагаемых к заявлению по спорным вопросам, определяется апеллянтом в зависимости от существа спорной ситуации.

После поступления апелляции председатель Комиссии должен обеспечить:

• регистрацию обращения в «Журнале регистрации Жалоб и Апелляций», назначение лиц, ответственных за взаимодействие с заявителем, способ и порядок взаимодействия;
• анализ содержания и назначение группы ответственных лиц по работе с апелляцией;
• выбор и привлечение к работе по претензии внешних экспертов (в случае необходимости);
• надзор за деятельностью ответственных исполнителей;
• анализ и утверждение результатов работы по апелляции;
• информирование стороны, подавшей апелляцию, о принятом решении;
• конфиденциальность по рассмотрению апелляции;
• учет, хранение документов и рабочих материалов Комиссии;
• разработку действий по выявлению и устранению причины появления апелляции и исключению возможности повторного появления подобных апелляций.

​

ПРАВИЛА И СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ АПЕЛЛЯЦИЙ

Общий срок рассмотрения апелляции с момента регистрации и до направления решения апеллянту составляет 30 рабочих дней.

Комиссия должна быть организована в течение 5 рабочих дней с момента регистрации апелляции.

Комиссия должна рассмотреть апелляцию и изучить возникшую ситуацию. Первоначальный ответ должен быть отправлен апеллянту менеджером по качеству в письменном виде не позднее, чем через 5 рабочих дней после даты регистрации апелляции с указанием:

• информации о ее получении;
• регистрационного номера;
• срока рассмотрения.

​

Председатель Комиссии организует:

• работу Комиссии;
• предварительное ознакомление членов Комиссии с поступившей апелляцией;
• своевременное сообщение информации апеллянту;
• привлечение (при необходимости) компетентных независимых экспертов и специалистов по предмету разногласий;
• проведение (при необходимости) обсуждения существа апелляции с любой из спорящих сторон;
• рассмотрение апелляции на заседании Комиссии с приглашением обеих сторон в качестве наблюдателей.

​

В случае возникновения разногласий у членов Комиссии или недостатка информации, Комиссия может дополнительно обсудить вопрос с одной из сторон и экспертами или перенести обсуждение на другое заседание. Решение о переносе рассмотрения вопроса должно быть отмечено в протоколе заседания.

При необходимости Комиссия определяет состав рабочей группы для проверки и перепроверки обстоятельств, и направляет ее в организацию.

В состав Комиссии не могут быть включены работники, принимавшие участие в подготовке и обосновании оспариваемого решения.

Комиссия принимает решение простым большинством голосов, открытым голосованием, оформляет его протоколом заседания в произвольной форме. Ответственность за составление Протокола заседания несет секретарь Комиссии. Протокол заседания подписывается председателем Комиссии и визируется членами комиссии, менеджером по качеству.

На основании протокола заседания оформляется решение Комиссии.

ПРАВИЛА И СРОКИ ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЯ КОМИССИИ ПО АПЕЛЛЯЦИЯМ

Решение оформляется в двух экземплярах председателем Комиссии.

Срок рассмотрения апелляции составляет 20 рабочих дней с момента направления первоначального ответа подателю жалобы.

Решение, принятое Комиссией, подписывается всеми членами Комиссии, менеджером по качеству и генеральным директором ОсОО «Безопасность в промышленности».

Решение по апелляции должно содержать:

• при полном или частичном отказе в удовлетворении апелляции: причины отказа со ссылкой на соответствующие законодательные акты и нормативные документы и доказательства, обосновывающие отказ;
• перечень документов, подтверждающих обоснованность решения;
• при полном или частичном удовлетворении апелляции срок и способ ее удовлетворения;
• при наличии у членов Комиссии особого мнения, оно должно быть отражено в решении.

​

ПОРЯДОК И СРОКИ НАПРАВЛЕНИЯ РЕШЕНИЯ КОМИССИИ АПЕЛЛЯНТУ

Один экземпляр решения по апелляции высылается апеллянту менеджером по качеству, в письменном виде не позднее 5 рабочих дней с момента его оформления, с использованием средств связи, обеспечивающих фиксированную отправку или под расписку. Второй экземпляр подшивается в папку «Жалобы и апелляции ОС» менеджером по качеству.

Все документы и материалы работы Комиссии, передаются председателем Комиссии менеджеру по качеству и хранятся у него в течении двух лет, с последующей передачей в архив, согласно правилам хранения рабочих документов в установленном порядке.

Если на решение по апелляции в течение 30 календарных дней с момента его отправления не поступило возражения от апеллянта, оно считается принятым.

Решение Комиссии для руководителя Органа по сертификации является обязательным.

В случае подтверждения информации, указанной в апелляции о несоответствии деятельности Органа по сертификации установленным требованиям, Органом по сертификации предпринимаются необходимые действия по устранению выявленных несоответствий и, в случае необходимости, разрабатываются и реализуется корректирующие действия по устранению причин их возникновения, о чем письменно информируется апеллянт.

Информация о получении апелляций и результаты управления этими апелляциями рассматриваются при проведении анализа системы менеджмента качества со стороны руководства. При проведении анализа СМК особое внимание уделяется апелляциям, которые привели к значительным финансовым затратам на их устранение и которые могут иметь сильное влияние на качество работ Органа по сертификации.

Для выявления и устранения потенциальных причин появления апелляций в Органе по сертификации проводятся: внутренние аудиты СМК; проверка документов, выдаваемых по результатам выполненных работ и услуг; анализ жалоб и апелляций, поступивших ранее; анализ СМК и меры по совершенствования СМК по результатам анализа; обучение работников Органа по сертификации.

ОТВЕТСВЕННОСТЬ

Члены Комиссии несут ответственность за:

• объективность, правомерность и обоснованность принимаемых решений;
• соблюдение конфиденциальности информации, полученной в ходе рассмотрения апелляции, изложенной апеллянтом.

​

Требования конфиденциальности информации соблюдаются согласно должностным инструкциям сотрудников.

По предложению апеллянта Комиссией могут быть рассмотрены дополнительные требования по соблюдению конфиденциальности при рассмотрении апелляции.

Выявленные несоответствия в работе должны быть устранены в соответствии с действующими в Органе по сертификации процедурами.